Saldos
En enero pusiste 1.000 en la plataforma de publicidad y los gastaste entre enero y abril.
Si registras un gasto de 1.000 en enero, tu enero queda destrozado y tus febrero, marzo y abril parecen gratis. Ninguno de los cuatro meses dice la verdad, y si intentas calcular cuánto te cuesta conseguir un cliente, el número que saques será basura.
El problema no es tuyo ni de tu contador. Es que pagar y consumir son dos hechos distintos, y la mayoría de las apps solo saben registrar uno.
Qué es un saldo
Un saldo es valor que ya pagaste y que está en manos de otro, esperando a que lo uses. Es un mecanismo, no un rubro, y aparece en todas partes una vez que lo ves:
- El saldo de tu plataforma de publicidad
- Los créditos de una herramienta de IA
- Una tarjeta de combustible o de transporte
- Una póliza anual pagada por adelantado
- El arriendo que pagaste por anticipado
En todos, la plata salió de tu cuenta hoy y el valor se consume después. El saldo separa esos dos momentos y deja que cada uno caiga en el mes que le corresponde.
Recargar no es gastar
Cuando pones plata en un saldo, eso es una Recarga: sale dinero de tu cuenta o tu tarjeta, hoy.
Pero no es un gasto. Tu resultado no cambia ni un peso. Lo que pasó es que convertiste una forma de valor (efectivo) en otra (un saldo prepagado a tu favor). Sigues teniendo lo mismo, solo que ahora una parte está en manos de tu proveedor. En tu Balance general aparece como un activo, porque eso es exactamente lo que es.
Puedes recargar desde una cuenta en una moneda y que el saldo esté en otra: pagas en tu moneda local, el saldo queda en la del proveedor.
Consumir sí es gastar
Registrar consumo es donde nace el gasto real. La ayuda de la pantalla lo dice completo:
"Este es el gasto real: cuenta el día que usas el valor, no el día que pagaste."
Y aquí ocurre algo que parece raro y es exactamente correcto: el consumo no mueve caja. No puede moverla — la plata ya se movió cuando recargaste. Si el consumo volviera a tocar tu cuenta bancaria, habrías pagado dos veces.
El valor se descuenta por orden de llegada: lo que recargaste primero se consume primero.
Consumo automático
Algunas cosas no se consumen a pedazos irregulares sino de forma pareja: una póliza anual, un arriendo prepagado, una licencia de doce meses.
Para eso, al recargar activas Repartir en un periodo y das las fechas: "El gasto cuenta mes a mes mientras se usa, como una póliza anual o un arriendo prepagado."
Clatri reparte el consumo mes a mes, solo. Por eso "pagué el seguro del año" no es un gasto gigante hoy: es una recarga con periodo, y doce gastos honestos.
Bonos: lo que te regalaron
Tu proveedor te da un cupón de 500 en crédito. No pagaste nada, pero tienes valor.
Eso es un bono: "Valor gratis, como un cupón o crédito promocional. Al usarlo, los informes muestran el costo real y quién lo cubrió."
Cuando consumes ese valor, los informes hacen algo poco común y muy útil: te muestran el costo real de la actividad y, al mismo tiempo, que ese costo lo cubrió un regalo. Es decir, te dejan ver dos márgenes a la vez:
- Tu margen real — el de este mes, con el cupón puesto
- Tu margen sostenible — el que vas a tener cuando el cupón se acabe
Muchos negocios descubren tarde que su rentabilidad venía del crédito promocional de una plataforma. Este es el mecanismo para no ser uno de ellos.
Ajustar: cuando el valor se pierde
A veces el valor se va sin que lo uses. Y aquí Clatri distingue dos casos que no se parecen en nada:
| Qué pasó | Cómo se registra |
|---|---|
| Perdiste saldo pagado — te suspendieron la cuenta, se venció un crédito que compraste | Es una pérdida en tus resultados. No es que hayas usado el servicio: es que perdiste plata. |
| Se venció un bono — el cupón que te regalaron expiró | No es un gasto. Nunca te costó nada. Simplemente el saldo se encoge. |
Confundirlos sería registrar como pérdida algo que nunca fue tuyo.
Dónde cae el gasto
Al crear un saldo le dices en qué cuenta contable deben caer sus consumos —Publicidad, por ejemplo—. Con eso, Clatri guarda una regla asociada al saldo y cada consumo se clasifica solo, para siempre, con rastro de por qué.
Ese gasto se puede repartir entre varios de tus negocios, mientras el saldo sigue perteneciendo a la entidad.
Un saldo no es un ahorro
Se confunden y son opuestos:
| Bolsillo de ahorro | Saldo | |
|---|---|---|
| Dónde está la plata | En tu cuenta, es tuya | En manos de tu proveedor |
| Qué puedes hacer | Sacarla cuando quieras | Solo consumirla en ese servicio |
| Al usarla | No es un gasto: la mueves | Es el gasto, ahí nace |
El informe
Saldos por mes te muestra, mes a mes y saldo por saldo, "lo que consumiste (-) y recargaste (+)".
Es la foto que hace visible todo lo anterior: el mes de la recarga se ve el desembolso, y en los meses siguientes se ve el consumo. Dos historias distintas, cada una en su lugar.
Contra el doble conteo
Si intentas registrar una recarga que se parece demasiado a una que ya existe, Clatri te frena: Posible recarga duplicada, porque "registrarla otra vez contaría el efectivo dos veces".
Es la misma obsesión de siempre: la plata que ya se movió no se mueve dos veces.
Por chat
"Recargué 300 en la plataforma de anuncios desde la cuenta principal", "gasté 120 de crédito de anuncios ayer", "me dieron un bono de 50", "pagué la póliza del año, 1.200, repártela hasta diciembre".